Archivierung
Fahrzeug­dokumente

Sicher verwahrt und stets abrufbar

Jedes Fahrzeugdokument an seinem Platz

Dokumenteneinlagerung bei PS Team: Mobilitätsdienstleister und Finanzierer profitieren von Skaleneffekten

Im Flottengeschäft sowie in der Finanzierung von Fahrzeugen zählen die sichere Verwahrung und pünktliche Bereitstellung von Dokumenten zu den zentralen Herausforderungen. In einem logistisch durchdachten Gesamtprozess lagern wir ZB II (ehemals Fahrzeugbrief), Konformitätsbescheinigungen (Certificate of Conformity, CoC), TÜV-Gutachten, Datenbestätigungen und weitere Unterlagen ein, um und aus.

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Archivierungslösung

Höchste Sicherheit und geringe Verlustraten

Auslagerung mit System: Unsere logistisch durchdachte Archivierungslösung für Ihre Dokumente beschleunigt die Zulassung und Silllegung von Fuhrparkfahrzeugen. Dabei werden wir höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht, beispielsweise indem wir Ihre ZB II, CoC sowie Gutachten in feuer- und einbruchgeschützten Archivschränken verwahren. Als zuverlässiger Outsourcingpartner unterstützen wir Sie bei der Compliance Ihres Auslagerungsmanagements. Unsere Archivlösung ist darauf ausgelegt, maximalen Schutz, höchste Effizienz sowie eine reibungslose Logistik miteinander zu verbinden.

Mit digitalen Prozessen Zulassungsdokumente effizient archivieren

So softwaregestützt wie möglich: Lange, bevor die Digitalisierung zum beherrschenden Thema auch in der Mobilitäts-, Banken- und Leasingwelt wurde, haben wir Systemlösungen für die Archivierung von Fahrzeugdokumenten entwickelt. Auf diese Weise kommen Sie heute in den Genuss ausgereifter, bewährter und stabiler Prozesse bei der Ein-, Um- und Auslagerung Ihrer Dokumente.

Mit der physischen Einlagerung Ihrer Zulassungsdokumente beginnt eine komplexe Prozesskette, die es Ihnen erlaubt, die Unterlagen zu Ihren Fahrzeugen jederzeit online einzusehen. Ganz gleich, wo sich die Dokumente befinden: Über unsere Systemlösung informieren Sie sich in Echtzeit über den aktuellen Status. Der Verbleib eines Nachweises verzögert so nicht länger die Einsteuerung oder das Remarketing.

Greifen Sie digital auf sämtliche Dokumente Ihrer Fahrzeuge zu.
Überblicken Sie mit unserer benutzerfreundlichen Systemlösung stets den Status der Dokumente.
Nutzen Sie unsere Archivlösung, um Zulassungen und Stilllegungen schneller abzuwickeln.
Profitieren Sie von einem Risikomanagement auf höchstem Niveau.
Verlassen Sie sich für Ihre Compliance auf unsere Sicherheitsinfrastruktur.
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Ihre Vorteile

An alles gedacht: In die Archivierung Ihrer Zulassungsdokumente fließt die Summe jahrzehntelang gewachsenen Expertenwissens ein.

Kurze Wege ohne Wartezeiten
Archivschränke und Alarmanlagen mit Direktaufschaltung zur Polizei
Redundante Datenspeicherung in RAID-Systemen (Redundante Anordnung unabhängiger Festplatten) und tägliche Backups
Neben Dokumenten verwahren wir Ersatzschlüssel und Zubehör
Keine Verluste, hohe Prozessqualität, auditierte Abläufe und Systeme
Wir lassen uns an den gemeinsam mit Ihnen vereinbarten Service Levels messen

Fahrzeugdokumente archivieren

Systemgestützte Archivlösung für medienbruchfreies und sicheres Dokumentenhandling

Was für Mobilitäts- und Finanzdienstleister ein Randprozess ist, wickeln wir massenhaft und in perfektionierter Qualität ab: die physische Einlagerung von Fahrzeugdokumenten. Wir hüten jedes einzelne Dokument wie unseren Augapfel. Dabei verwalten wir Zulassungsbescheinigungen als zentrale Dokumente, aber auch weitere zum Auto gehörende Unterlagen in feuer- und einbruchgeschützten Archivschränken und verwahren sie treuhänderisch. Wichtig zu wissen: Alle Räume unseres Archivs verfügen über eine Alarmanlage mit Direktaufschaltung zur Polizei. Das entspricht dem sogenannten Bankenstatus.

Webbasiertes Dokumentenmanagementsystem

Über unser webbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS)

  • kündigen Sie einzulagernde Fahrzeugdokumente an, indem Sie Übergabelisten an uns übermitteln
  • beauftragen Sie revisionssicher die temporäre oder endgültige Entnahme von Dokumenten
  • beauftragen Sie gesammelt den Versand mehrerer Dokumentensätze an eine Versandadresse
  • überwachen Sie den Rücklauf temporär entnommener Dokumente und leiten, falls notwendig, Mahnprozesse ein
  • verfolgen Sie den aktuellen und historischen Archivierungs- und Bewegungsstatus
  • greifen Sie sicher auf die digitalisierten Zulassungsdokumente zu

Sichere und zweifelsfreie Archivierung von Zulassungsdokumenten

Neben umfangreichen Maßnahmen zur Steigerung der Datensicherheit haben wir Arbeitsschritte in den Prozess eingebaut, die dafür sorgen, dass mit Ihren Fahrzeugdokumenten alles seine Richtigkeit hat. So gleichen Mitarbeiter die übernommenen Dokumente bei der Eingangskontrolle mit der Übergabeliste ab und informieren per E-Mail über etwaige Differenzen.

Erfassung von Fahrzeugdokumenten

Nach dem Eingang scannen wir die Zulassungsbescheinigung Teil II und erfassen sie in unserem DMS. Dabei konzentrieren wir uns zu Ihrer Entlastung auf die Daten, die im weiteren Verlauf wichtig sind. Nach der Erfassung können Sie auf den Datensatz mit der zugehörigen Bildmarke jederzeit zugreifen.

Versand der Fahrzeugdokumente und Mahnprozess

Weitere Services runden die Archivierung von Fahrzeugdokumenten ab. So versenden wir die Dokumente nach der temporären oder endgültigen Entnahme und mahnen ausbleibende Dokumente an. Gehen die Dokumente auch nach Verstreichen der Mahnfrist nicht bei uns ein, informieren wir Sie.

Rund um die Archivierung: Zusatzleistungen für Ihren Gesamtprozess

Gerne vereinbaren wir weitere Services mit Ihnen, um das Dokumentenhandling in Ihren Gesamtprozess zu integrieren:

  • Workshops, um Ihre spezifischen Anforderungen abzufragen und individuelle Teilschritte festzulegen
  • Weitere begleitende Anschreiben in Ihrem Corporate Design
  • Besondere Versandarten wie etwa die KEP-Terminzustellung oder -Abholung
  • Treuhandservices
  • Archivierung von weiteren Dokumenten, Datenbestätigungen, TÜV-Gutachten etc.
  • Archivierung ausländischer Dokumente
  • Mehrstufiges Vier-Augen-Prinzip
  • Sammelbeauftragung
  • Web-Service-Schnittstellen
  • Aufbietung von Dokumenten
  • KBA-Monitoring
  • Tracking von Doppelfinanzierungen
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Tanja Ebert

Erreichbarkeit

Mo.-Fr. 09:00-18:00 Uhr

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