Intermédiation sur support numérique entre les utilisateurs du véhicule et les autorités
Pour que vous puissiez nous communiquer les coordonnées du conducteur et les données d’utilisation, nous vous adressons un répertoire SFTP autorisé pour votre entreprise. Nous utilisons cette voie de transmission pour une communication sûre. Nous traitons les informations communiquées dans un fichier CSV et les importons dans notre système. Nous avons par ailleurs besoin également de l’original des documents. Nous les préparons ensuite pour le traitement ultérieur et nous les numérisons sous forme de fichier image (scan) en saisissant les données pertinentes suivantes :
- Références du dossier
- Plaque d'immatriculation
- Moment de l’infraction (date et heure)
- Autorité émettrice
Nous classifions les documents dans les types prédéfinis :
- Origine du conducteur
- Courrier informatif
- Opérations de traitement dans le cadre desquelles le propriétaire doit prendre des mesures
- Courriers de rappel adressés au propriétaire pour obtenir des informations sur le conducteur ou des opérations de traitement
Nous comparons les données figurant dans les courriers des autorités et celles de l’utilisateur et les reprenons dans le courrier de réponse si elles sont concordantes. Nous envoyons régulièrement les réponses par e-mail à l’autorité émettrice ou sous forme de lettre dans certains cas exceptionnels. Toutes les données, y compris les courriers de réponse, sont archivées dans notre application web. Vous pouvez les consulter et les télécharger à tout moment. Un prestataire de service certifié se charge en toute sécurité de la destruction des documents originaux.
